מהם התוויות והשימוש בהם?

תוויות ב-WhatsApp הן כלי ניהולי מרכזי שמאפשר לעשות סדר בשיחות עם הלקוחות ולשלוט בתהליך העבודה בצורה ברורה, נוחה ויעילה.
באמצעות תוויות ניתן לסמן כל שיחה לפי סטטוס או שלב בתהליך, וכך לדעת בכל רגע מה מצב הלקוח – לדוגמה: לקוח חדש, בטיפול, ממתין לתשלום או תהליך שהסתיים.

השימוש בתוויות מבטל את הצורך לזכור בעל-פה או לחפש בהודעות ישנות. ניתן למיין שיחות, לעבוד לפי שלבים קבועים, לא לפספס אף לקוח, להגיב מהר יותר ולנהל מכירות ושירות בצורה מסודרת ומקצועית. עבור עסקים עם נפח פניות גבוה, תוויות הן כלי קריטי שחוסך זמן, מצמצם בלבול ומשפר את חוויית הלקוח.

כניסה לניהול תוויות

בצ’אט של MegaSend קיימת אפשרות ליצור ולהקצות תוויות לכל אחד מהצ’אטים.
בעמוד הצ’אט נלחץ על אייקון הגדרות התוויות שמופיע מעל רשימת הצ’אטים.

יצירת תווית חדשה

לאחר הכניסה לניהול התוויות נוכל לראות את כל התוויות הקיימות שלנו.
נבחר באפשרות יצירת תווית חדשה.

מילוי פרטי התווית

נמלא את הפרטים הבאים:

• שם התווית – השם שיופיע בכל צ’אט אליו תוקצה התווית.
• צבע התווית – צבע לבחירה לצורך זיהוי והבדלה מהירה בין תוויות שונות.
• תיאור התווית (אופציונלי) – תיאור פנימי שמסביר מתי ואיך משתמשים בתווית.

לאחר מילוי כל הפרטים נלחץ על יצירת תווית.

צפייה בתווית והכנה לשימוש

כעת התווית החדשה תופיע ברשימת התוויות והיא מוכנה לשימוש מיידי.

הקצאת תווית לצ’אט

על מנת להקצות תווית ללקוח מסוים:
מתחת לשם הלקוח בצ’אט נבחר באפשרות "תווית +".
נבחר את התווית הרצויה מתוך הרשימה.
נלחץ על החלת שינויי תווית.

מעכשיו הלקוח משויך לתווית שבחרתם.

זיהוי תוויות בצ’אט

לכל לקוח שמשויך לתווית תופיע התווית מתחת לשם הלקוח, כך שניתן לזהות במהירות את הסטטוס שלו.

ניהול וסינון לפי תוויות

כדי לעקוב ולנהל את כל הלקוחות לפי תוויות:
נלחץ על כפתור התוויות (לצד כפתור יצירת התווית).
ייפתח מסך סינון לפי תוויות.

בלחיצה על תווית מסוימת יוצגו רק אנשי הקשר המשויכים לאותה תווית.

סיכום

תוויות מאפשרות שליטה מלאה בתהליכי עבודה, ניהול חכם של לקוחות ומעקב ברור אחרי סטטוס כל שיחה.
שימוש נכון בתוויות משפר משמעותית את ההתנהלות היומיומית, חוסך זמן ומעניק חוויית שירות מקצועית, מסודרת ויעילה יותר.