מהם הבוטים וכיצד הם משמשים אותנו?
בוטים הם כלי אוטומציה שמאפשרים לעסק לנהל תקשורת ב-WhatsApp בצורה חכמה, רציפה וללא צורך בהתערבות ידנית בכל הודעה.
הבוט פועל לפי חוקים שהוגדרו מראש, מזהה פעולות או הודעות של הלקוח, ומבצע תגובה מתאימה באופן אוטומטי.
מבחינת הלקוח – מתקבלת חוויה מהירה, ברורה ועקבית.
מבחינת העסק – נחסך זמן, יורד עומס, מצטמצמות טעויות ומתאפשר ניהול מקצועי גם בכמות פניות גדולה.
הבוטים יכולים להיות פשוטים מאוד, או לנהל תהליכים מורכבים מקצה לקצה.
מה בוטים יכולים לבצע
- שליחת הודעת מענה אוטומטית ברגע שלקוח פונה לעסק
- הצגת תפריט אפשרויות וביצוע פעולה לפי בחירת הלקוח
- תיוג שיחה בתווית מסוימת לפי תוכן ההודעה
- העברת שיחה אוטומטית לנציג אנושי
- עדכון סטטוס לקוח בתהליך שירות או מכירה
- שליחת הודעות המשך לפי זמן או פעולה
- ניהול תהליכי שירות, מכירה או אימות
- אכיפת כללי הסרה ורגולציה באופן אוטומטי
כך ניתן להתחיל מאוטומציות בסיסיות ולבנות בהדרגה מערכות מתקדמות בהתאם לצרכים ולגודל העסק.
כניסה ליצירת בוטים
על מנת ליצור בוט חדש נעבור לקטגוריית הבוטים.
כאן נוכל לראות את כל הבוטים הקיימים שלנו.
יצירת בוט
ליצירת בוט חדש נלחץ על "צור זרימה".
סביבת העבודה של הבוטים
הגענו לשולחן העבודה של הבוטים – כאן מתבצעת בניית האוטומציות בפועל.
מדובר בממשק ויזואלי שמאפשר בניית בוטים ל-WhatsApp ללא כתיבת קוד, באמצעות גרירה וחיבור של רכיבים.
כל רכיב מייצג פעולה או שלב בתהליך, וכל חיבור מגדיר את הזרימה הלוגית של השיחה.
באמצעות המערכת ניתן להגדיר תגובות להודעות, הצגת תפריטים, שליחת טקסטים או תבניות, הפעלת תנאים, ביצוע פעולות מערכת ואף חיבור למערכות חיצוניות.
בניית בוט
שלב 1 – יצירת זרימה
בשלב הראשון מגדירים את נקודת ההתחלה של הבוט.
נקודת ההתחלה יכולה להיות:
- הודעה נכנסת מהלקוח
- לחיצה על כפתור
- טריגר אוטומטי שהוגדר מראש
שלב 2 – בניית הזרימה
באמצעות גרירת רכיבים למסך העבודה בונים את מהלך השיחה.
ניתן להוסיף:
- הודעות טקסט
- הודעות תבנית
- תפריטים
- תנאים
- השהיות
- פעולות מערכת
כל רכיב מייצג שלב אחד בתהליך.
שלב 3 – הגדרת לוגיקה
בכל שלב מגדירים מה יקרה בהתאם לפעולה או לבחירה של הלקוח.
לדוגמה, אם הלקוח בחר אפשרות מסוימת – הזרימה תמשיך לשלב שהוגדר מראש.
חיבור הלוגיקה מתבצע באמצעות גרירת קווים בין הרכיבים.
שלב 4 – פעולות מערכת
המערכת מאפשרת לבצע פעולות אוטומטיות ברקע, כגון:
- תיוג שיחה
- שינוי סטטוס
- ניתוב לנציג
- חסימה
- שליחת הודעות המשך
- חיבור למערכות חיצוניות
פעולות אלו מייעלות משמעותית את ניהול השיחות והלקוחות.
שלב 5 – בדיקה והפעלה
לאחר סיום בניית הזרימה נבצע בדיקה באמצעות אפשרות "אמת".
אם אין שגיאות – התרשים תקין ומוכן להרצה.
לאחר מכן:
- נשמור את הבוט
- ניתן לו שם מתאים
- נלחץ על כפתור ההפעלה
מרגע זה הבוט פעיל ופועל 24/7 בהתאם למה שהוגדר לו.
מומלץ לבדוק את הבוט לפני הפעלה מלאה לכל הלקוחות.
שימוש בתבניות בוט מוכנות
MegaSend מציעה עשרות תבניות בוט מוכנות מראש, שנועדו לחסוך זמן ולהקל על ההתחלה.
לשימוש בתבנית:
- ניכנס ליצירת זרימה
- נבחר בקטגוריית דוגמאות
- נוכל לראות תצוגה מוקדמת של כל בוט
- נלחץ על "להשתמש" כדי להוסיף אותו לזרימה שלנו
לאחר ההוספה ניתן להתאים את הבוט לצרכים שלנו, לשמור בשם ולהפעיל.
סיכום
בוטים ב-MegaSend מאפשרים אוטומציה חכמה, ניהול יעיל של פניות ושיפור חוויית הלקוח.
באמצעות בנייה נכונה ניתן להפוך את WhatsApp לכלי עבודה עוצמתי שמנהל שירות, מכירה ותהליכים – בצורה אוטומטית, מסודרת ומבוקרת.
